filter dan operator dalam Microsoft Access

Filter

Menyaring data atau disebut juga filter data merupakan proses memperlihatkan sejumlah data dengan menyembunyikan data lainnya. Dengan kata lain, penyaringan data ini hanya menampilkan record-record yang kita kehendaki saja, sedangkan record-record lainnya disembunyikan (bukan dihapus). Terdapat dua jenis penyaringan data menggunakan criteria data yang dipilih, yaitu:

·        Filter By Selection, yaitu proses penyaringan data menggunakan criteria sesuai dengan data yang sedang dipilih. Untuk melakukan proses ini langkah-langkahnya sebagai berikut:

–       Pilih dahulu field yang berisi data (dengan cara kursor disimpan di field tersebut), dimana data tersebut merupakan criteria yang digunakan untuk penyaringan.

–      Klik menu Records è Filter è Filter By Selection atau klik toolbar Filter By Selection ( ) atau klik kanan field yang hendak disaring tersebut, kemudian pilih menu Filter By Selection.

·        Filter Excluding Selection, yaitu proses penyaringan data menggunakan criteria selain data yang sedang dipilih. Untuk melakukan proses ini langkah-langkahnya sebagai berikut:

–       Pilih dahulu field yang berisi data (dengan cara kursor disimpan di field tersebut),

dimana data tersebut merupakan criteria yang digunakan untuk penyaringan.

–      Klik menu Records è Filter è Filter Excluding Selection atau klik kanan field yang hendak disaring tersebut, kemudian pilih menu Filter Excluding Selection.

·        Filter By Form, yaitu proses penyaringan data menggunakan criteria tertentu yang dapat kita tentukan sendiri (custom filter). Untuk melakukan proses ini langkah-langkahnya sebagai berikut:

–       Cara 1: Klik menu Records è Filter è Filter By Form atau klik toolbar Filter By Form ( ). Setelah itu, ketikkan pada field yang hendak disaring criteria yang hendak dibuat, misalnya “>100″, Like “Udin*”, Between 100 and 10000, dan lain-lain (untuk mengetahui lebih jauh mengenai pembuatan criteria, silahkan pelajari kembali bab query pada sub bab criteria dan expression). Kemudian klik menu Filter è Apply Filter/Sort atau klik toolbar Apply Filter ( ).
Apply Filter digunakan untuk menjalankan atau menampilkan data yang telah disaring, sehingga data yang muncul didalam datasheet merupakan hasil dari penyaringan data yang telah ditentukan tersebut

–        Cara 2: Pilih dahulu field yang berisi data (dengan cara kursor disimpan di field tersebut), klik kanan field yang hendak disaring tersebut, kemudian pada menu Filter For, ketikkan criteria yang hendak dibuat, misalnya “>100″, Like “Udin*”, Between 100 and 10000, dan lain-lain (untuk mengetahui lebih jauh mengenai pembuatan criteria, silahkan pelajari kembali bab query pada sub bab criteria dan expression), setelah itu tekan tombol Enter. Berbeda dengan cara 1, cara 2 ini tidak memerlukan proses Apply Filter.

Untuk menghapus penyaringan data sehingga data yang muncul didalam datasheet menjadi terlihat semua (show all record), klik menu Records è Remove Filter/Sort atau klik kanan pada suatu field didalam datasheet tersebut, kemudian pilih menu Remove Filter/Sort atau bisa juga klik toolbar Remove Filter ( ).

CRITERIA DI DALAM ACCESS
Criteria digunakan sebagai syarat penyaringan (filter) data sesuai yang kita inginkan. Filter adalah proses penyaringannya, sedangkan criteria adalah syarat yang menyatakan data mana saja yang hendak ditampilkan. Jadi criteria dan filter merupakan dua hal yang saling berhubungan, karena ketika membuat filter, kita pasti harus membuat criteria.

Criteria didalam Access dapat dibagi menjadi sembilan jenis, diantaranya:

1.      Ranges of Values criteria, yaitu criteria yang menghasilkan record yang nilainya berada pada batasan tertentu. Ciri criteria jenis ini adalah menggunakan operator aritmatika didalamnya, yaitu:

- = : Sama dengan
- > : Lebih besar dari
- < : Lebih kecil dari
- >= : Lebih besar atau sama dengan
- <= : Lebih kecil atau sama dengan
- <> : Tidak sama dengan
- Between [...] And [...] : Diantara [...] dan [...]. Symbol [...] adalah nilai yang hendak dijadikan sebagai kriteria.

2.      NOT criteria, yaitu criteria yang menghasilkan record dengan nilai yang bukan atau selain dari criteria yang ditentukan. 

3.      IN criteria, yaitu criteria yang menghasilkan record yang nilainya terdapat di salah satu criteria yang ditentukan. 

4.      Text, partial, dan matching values criteria. Yaitu criteria yang diaplikasikan khusus untuk data type text dan dapat digunakan untuk mencari sebagian atau keseluruhan data.

5.      Expression criteria, yaitu criteria yang menggunakan fungsi (function) didalamnya, baik function tersebut bawaan dari Access maupun buatan sendiri.

6.      NULL criteria, yaitu criteria yang digunakan untuk menghasilkan record berdasarkan ada tidaknya nilai pada field tersebut.

7.      Boolean criteria, yaitu criteria yang digunakan khusus pada field dengan data type boolean (Yes/No). Ciri utama criteria jenis ini adalah menggunakan salah satu pasangan kata dari True atau False, -1 atau 0, ataupun Yes atau No didalam criterianya.
Contoh:
-1, akan menghasilkan record yang nilainya True atau Yes.
0, akan menghasilkan record yang nilainya False atau No.

8.       Subquery criteria, yaitu criteria yang menggunakan kode SQL yang mengambil nilai criteria dari suatu table atau query lainnya.